Comment accueillir et intégrer de nouveaux collaborateurs en période de confinement ?

Cela fait maintenant plus de 8 mois que les entreprises de nombreux secteurs d’activité se retrouvent dans une situation difficile et inédite : confinements, augmentation du télétravail, baisse d’activité drastique, nouvelle gestion de ses employés, augmentation accrue du digital dans nos rapports et nouveaux rythmes imposés… La crise sanitaire du Covid19 a fortement impacté le monde professionnel.

Dans ce contexte difficile, certaines entreprises ont fait le choix de continuer leurs processus de recrutement. Certains besoins en termes de compétences au sein d’une équipe sont réels, crise sanitaire ou pas. Dans une situation où les contacts et la présence physique sur son lieu de travail sont fortement réduits, comment accueillir, former et intégrer un nouveau collaborateur au sein d’une équipe malgré toutes ces contraintes ?
Cette crise sanitaire impacte fortement la manière dont une entreprise va intégrer de nouvelles recrues, il est donc important de s’y préparer pour que tout se passe bien, que ce soit pour la personne recrutée comme pour le recruteur.

Avant toute chose, il est primordial d’instaurer des conditions de télétravail optimales, d’une part pour que son équipe reste opérationnelle malgré les nouvelles contraintes induites par cette crise sanitaire, mais également pour faciliter l’intégration de nouveaux arrivants. Les entreprises s’appuient alors de plus en plus sur de nombreux outils numériques (logiciels de collaboration, plateformes de vidéoconférence…) cela facilitant la transition vers ce travail à distance.

Communiquer avant l’arrivée du/de la nouvel(le) employé(e)

Pour qu’un nouveau salarié se sente intégré à une équipe qu’il ne pourra pas rencontrer en « vrai » pour le moment, il est important de communiquer avec lui en amont de son arrivée. Par exemple, envoyer un mail quelques jours avant pour lui donner diverses informations importantes : un livret d’accueil, le trombinoscope de l’entreprise, les accès à sa nouvelle messagerie (mail et chat professionnel), vos méthodes de travail et votre nouvelle organisation (nombre de réunions, les horaires, les projets en cours). Il est aussi nécessaire de lui envoyer et configurer le matériel informatique dont il aura besoin : un ordinateur, les logiciels utilisés par l’équipe et dont il aura besoin, un clavier, une souris, un casque audio… Si le nouveau venu doit apprendre à maitriser de nouveaux logiciels, la création de tutoriels vidéo peut être une bonne idée pour l’accompagner dans son apprentissage ! L’objectif est que votre nouveau collaborateur dispose en amont de toutes les informations et le matériel informatique nécessaires pour qu’il soit dans les meilleures conditions possibles pour le jour J.

Une fois cette première phase de communication faite et que le ou la nouvelle employée rejoint votre entreprise, il est possible d’organiser un accueil digital avec toute l’équipe le jour de son arrivée !

Être présent et à l’écoute de son/sa nouvel(le) employé(e) (même en distanciel)

Lorsque l’on intègre une nouvelle entreprise et que l’on commence un nouveau boulot avec de nouvelles fonctions, il faut s’habituer et apprendre une nouvelle manière de travailler, s’imprégner des nouveaux outils et d’un nouveau vocabulaire professionnel. C’est ce qu’on appelle une culture d’entreprise. En tant que nouvel(le) employé(e), il est important de découvrir à son rythme cette nouvelle culture d’entreprise, tout en étant accompagné par son supérieur ou par son équipe.

Pourquoi ne pas attribuer à votre nouveau collaborateur un référent à qui on accorderait plus de temps pour se consacrer à son intégration ? Cela rassurera le ou la nouvelle arrivante, lui permettant d’avoir une personne dédiée à ses interrogations.

Il est important de mettre en place un suivi personnalisé pour faciliter l’intégration de votre nouveau collaborateur. Ce contexte inédit demande des process inédits, il est alors important de s’assurer régulièrement que tout se passe bien pour lui, que ce soit sur le plan professionnel comme personnel.

Utiliser les outils digitaux à notre disposition : le numérique nous rapproche !

Il n’a pas fallu attendre un virus mondial pour que l’offre d’outils de collaboration et de communication digitale se développe. Les entreprises sont en grande majorité déjà familières avec ces technologies, il s’agit alors dans ce contexte de développer encore plus une collaboration digitale, le contact physique étant restreint.

L’arrivée d’un nouveau collaborateur sera grandement facilitée grâce à de nombreux outils digitaux :
Les éléments et informations que l’on peut digitaliser : livret d’accueil numérique, plaquette de présentation, vidéo de présentation de l’équipe, tuto vidéo home-made…
Les plateformes collaboratives : Talkspirit, Workplace, Slack, Teams, Jamespot, Wimi, Gladys, Azendoo, LumApps, WhatsApp, Confluence… et bien d’autres encore !
Les plateformes de visio-conférences : Teams, Zoom, Skype, Google Meet, Mikogo, Webex Meeting, Whereby, Livestorm…

Il sera alors nécessaire de bien prendre le temps de répondre à toutes les questions de votre nouveau collaborateur, s’assurer de sa mise à disposition de tout le matériel informatique dont il ou elle aura besoin, dont installation de logiciels ainsi que le former à l’utilisation d’outils qu’il ou elle n’a peut-être pas l’habitude d’utiliser.

La communication, clé d’une intégration réussie

Le plus important reste la communication. Dans un contexte qui peut être source d’angoisses et de peurs concernant sa vie professionnelle comme personnelle, il est vital de communiquer régulièrement avec ses employés, d’être transparent et de les rassurer. Il en va alors de même pour un nouveau collaborateur, qui aura d’autant plus besoin de communication, étant dans une phase où il doit prendre ses marques.

Il est possible de proposer à votre nouvel(le) employé(e) de découvrir en cours de route vos projets du moment, mais sans forcément lui imposer une participation active. Il faut lui donner le temps de prendre ses marques que ce soit avec votre équipe, tout comme avec vos projets. Faire des points réguliers, communiquer de manière transparente, maintenir un lien malgré la distance… tout cela vous permettra d’intégrer votre ou vos nouveaux collaborateurs de la meilleure manière possible.

Parler travail, c’est bien, parler de tout, c’est mieux

Le travail c’est important, mais ça ne fait pas tout. Au bureau, plusieurs temps de « détentes » entre collègues sont possibles, lors d’une pause café ou déjeuné par exemple les liens entre les équipes se forment autour de discussion sur les dernières actualités, le sport, la culture, les enfants ou simplement sur la pluie et le beau temps. Dans une journée au bureau, les temps « informels » peuvent être nombreux, occasions beaucoup moins présentes en télétravail. Il est alors tout aussi important de créer ce genre d’occasions pour ces interactions qui ne sont pas liées directement au travail.

Votre nouveau collaborateur doit se sentir à l’aise, que cela concerne son nouveau travail et ses projets, ou ses rapports avec ses nouveaux collègues. Organiser des « temps informels » en plus des réunions de travail aidera à fédérer votre équipe, à maintenir le lien. Par exemple, proposer une fois par semaine un café collectif, une heure de discussion avant de commencer sa journée pour que chacun puisse parler de ce qu’il souhaite, faire un tour de table pour savoir comment tout le monde se porte, proposer un jeu collaboratif ou de stratégie en ligne pour amuser et divertir vos collaborateurs.

“C’est au contact d’autrui que l’homme apprend ce qu’il sait”. Cette affirmation du poète tragique…

Pour mener à bien toutes ses campagnes militaires, Napoléon Bonaparte avait acquis une grande e…