Comment réussir son processus d’onboarding ?

L’onboarding regroupe l’ensemble des processus mis en place par les entreprises pour s’assurer que leurs nouveaux collaborateurs et collaboratrices soient bien intégrés. Cette stratégie est essentielle pour toute entreprise, et doit être au cœur de leurs priorités. Et pour cause, l’onboarding permet de fidéliser les nouveaux employé(e)s en leur partageant les valeurs d’entreprises, les processus de communication et la gestion de projet interne.

À ce jour, nous pouvons constater qu’un collaborateur engagé et pleinement intégré sera 43% plus efficace dans ses missions au quotidien. Si la plupart des entreprises manifestent la volonté de formaliser un système d’onboarding, les résultats sont encore loin d’être au rendez-vous. Difficile d’être surpris des 88% d’employés insatisfaits de leur accueil quand plus de la moitié des entreprises (58%) se contentent de diriger l’attention des nouveaux collaborateurs sur les tâches administratives ou sur l’intégration des processus.

C’est pourquoi nous allons mettre en évidence les étapes clés pour réussir vos processus d’onboarding.

La première phase est le pré-onboarding qui consiste à préparer l’arrivée du nouveau collaborateur. Les étapes clés de cette phase sont la préparation des documents administratifs (contrat, documents de mutuelle), les outils informatiques (création d’identifiant pour les logiciels utilisés, achat et paramétrage d’un poste informatique, téléphone professionnel…) et rassembler le matériel nécessaire d’entreprise (clés, badges…). Dans un second temps, il est essentiel d’informer et mobiliser ses employés dans ce nouveau recrutement. Il est impératif d’informer les fonctions supports, les équipes ainsi que de définir un référent volontaire qui accompagnera le nouveau ou la nouvelle venu(e) pour ces premiers jours en entreprise. De nos jours, 13% des salariés ne sont pas présentés à leur nouvelle équipe.

La troisième phase consiste à accueillir digitalement et physiquement les nouveaux collaborateurs. L’onboarding digital consiste à envoyer un mail en amont pour entamer une relation de confiance. Quant au moment de l’arrivée du salarié, il est important de lui remettre un livret d’accueil qui regroupe toutes les informations importantes concernant votre entreprise. La quatrième phase est la présentation de l’équipe pour qu’il puisse prendre connaissance des différents profils de poste dans l’entreprise. Il est également important de lui faire visiter les locaux pour qu’il puisse dès sa prise de poste se repérer dans votre structure.

Pour aller plus loin dans le processus d’onboarding, nous pouvons citer les process d’intégration par le jeu. En effet, il est intéressant de concevoir des expériences ludiques autour de son environnement de travail pour favoriser l’insertion et la cohésion d’équipe. Pour cela plusieurs solutions s’offrent à vous : la mise en place d’un Team Building, un séminaire, des sorties d’entreprises en proposant des Escape Game, jeux de piste, restaurant. Mais encore, vous pouvez intégrer dans votre processus d’onboarding, un serious game collaboratif. Cela permettra de transmettre les objectifs pédagogiques de votre entreprise et également d’orienter le dispositif vers un champ émotionnel pour permettre de générer un sentiment d’attachement et de cultiver l’engagement de vos nouveaux collaborateurs.

Nous pouvons conclure que cette période charnière mérite d’y consacrer du temps et de l’attention afin de poser des bases solides dans la relation avec ses talents. De plus, le dialogue avec les nouveaux arrivants constitue aussi une précieuse occasion d’améliorer votre agilité en étant à l’écoute de leurs suggestions. Embarquement immédiat !