Comment organiser efficacement la gestion des congés des salariés en 2025 ?
Les congés sont plus faciles à prendre en étant salariés qu’à gérer pour les services des ressources humaines. Pour autant, les erreurs peuvent avoir une incidence fâcheuse pour les entreprises.
Dans cet article, nous allons vous prodiguer des conseils pour réduire les erreurs de gestion des congés de vos salariés en 2025.
Les erreurs à éviter pour la bonne gestion des congés des salariés en 2025
1.La politique des congés
En tant que RH, il est important de diffuser la politique de congés des salariés de manière clairs. Et pour cause, ils ne sont pas toujours informés du nombre de jours qu’ils peuvent poser ainsi que le délai dans lequel ils doivent effectuer leur demande. Ce flou peut générer de la frustration et entraîner des complications en cas de rupture de contrat d’un salarié.
De plus, une mauvaise mise à jour de la politique des congés expose l’entreprise à des litiges. En effet, le droit aux congés pendant un arrêt maladie a évolué. Il est donc essentiel de se tenir informé et mettre à jour la politique pour ne pas rencontrer de difficulté.
Ainsi, il est important de partager cette politique avec tous les salariés, que ce soit sur un livret RH ou un outil de gestion.
2. Le suivi des congés
Les outils de suivi ne sont pas encore adoptés par toutes les entreprises. Certaines d’entre elles suivent les congés de leurs salariés de manière manuelle pour diverses raisons. Néanmoins, l’utilisation de tableaux Excel ou l’échange de mail multiplie les risques d’erreurs tels que l’oubli de saisi, les soldes inexacts ou encore une version mal enregistrée.
Cette organisation mobilise du temps sur les tâches quotidiennes des ressources humaines. Cela peut générer de la surcharge et du stress pour les équipes RH. Afin d’éviter ces problématiques, nous vous recommandons d’utiliser un logiciel de gestion des congés.
Pour choisir le bon logiciel, il est essentiel de se poser les bonnes questions telles que le nombre d’utilisateurs, la taille de l’entreprise, le budget, la facilité de l’utilisation, les besoins et le support disponible.
Les logiciels de gestion des congés que nous vous recommandons sont les suivants :
- Eurecia : un logiciel SIRH en SaaS qui simplifie la gestion RH des PME, couvrant la gestion administrative, le suivi du temps, le recrutement et la formation. Il centralise toutes les données RH et facilite l’automatisation des processus.
- Combo: un logiciel RH en SaaS qui facilite la gestion des plannings, des absences et des temps de travail. Il permet aussi l’onboarding des collaborateurs et la signature électronique, le tout accessible sur mobile et ordinateur.
- Lucca: une suite logicielle RH en mode SaaS, offrant 13 modules couvrant la gestion des temps, des talents, de la paie et des dépenses professionnelles. Elle permet d’automatiser les processus RH, de la gestion des congés à la distribution des bulletins de salaire.
- Payfit: une solution RH en ligne dédiée aux TPE et PME, simplifiant la gestion de la paie, des congés, des absences et des notes de frais. Elle offre une automatisation complète des processus RH, une interface conviviale et une conformité juridique
- La gestion des absences sur l’effectif
Les absences peuvent engendrer des difficultés pour les équipes restantes. Stress, surcharge de travail, tensions internes et fatigue peuvent générer des burn-out sur le long terme. Il est donc important de bien préparer les absences pour que certaines tâches soient traitées en amont.
Le risque est qu’il devienne difficile d’assurer la continuité des missions ou de maintenir la qualité globale de l’entreprise. Ainsi, l’entreprise pâtit de la situation. Afin d’éviter ces désagréments, il est important de partager le calendrier des congés mis à jour en temps réel.
- Une mauvaise communication avec les salariés
La transmission d’un calendrier partagé est essentielle pour que les salariés puissent être informés des dates des congés de leurs collègues. Cela leur permet de poser sereinement leur congé, de s’organiser suffisamment à l’avance pour poser des congés en dehors des périodes de congé de leurs collègues, et de s’ajuster avec eux afin de ne pas être en surcharge de travail.
En ne partageant pas ces données, les salariés peuvent se sentir frustrer et avoir l’impression d’être moins bien lotis que les autres.
- Respecter les obligations légales sur les congés
Les droits en matière des congés évoluent régulièrement, il est donc important d’être à jours afin d’éviter des complications en cas de contrôle. En effet, une erreur de calcul des droits peut entraîner des sanctions financières pour l’entreprise.
La législation sur les droits acquis pendant les arrêts maladies ainsi que le report des congés non pris évoluent régulièrement. Pour éviter de commettre des erreurs, il est recommandé d’utiliser un logiciel mis à jour automatiquement.
Pour finir, si un salarié était en congé durant une longue période, comme un congé maternité ou un arrêt maladie. Il est important de réaliser un entretien de retour. Cela permet de rassurer le collaborateur et d’assurer une reprise progressive.
