L’IA face aux fraudes aux notes de frais : menace ou solution ?
L’essor des nouvelles technologies de l’intelligence artificielle pour la gestion des notes de frais a ouvert la porte à de nombreuses innovations, mais aussi à de nouveaux risques. Aujourd’hui, il est possible de générer en un simple clic des fausses notes de frais plus vraies que nature, rendant la fraude plus accessible que jamais.
Cette réalité pose un défi majeur aux services des ressources humaines et aux directions financières : comment contrer ces fraudes et limiter les dépenses abusives ? Heureusement, si l’IA facilite la fraude, elle permet aussi de la détecter et de la prévenir plus efficacement.
La fraude aux notes de frais, un phénomène répandu et coûteux
Selon l’Institut français de prévention à la fraude, 89 % des fraudes en entreprise concernent les notes de frais. Une étude réalisée en 2021 par SAP Concur révèle que 2 salariés sur 3 avouent avoir déjà falsifié une note de frais, parfois par de simples petits écarts, mais aussi par des abus plus conséquents. Lorsque ces pratiques deviennent systémiques, les coûts explosent : une entreprise de 250 salariés perd en moyenne 14 000 € par an à cause de ces fraudes. Il est donc impératif de mettre en place des systèmes de contrôle plus performants.
L’IA au service du traitement des notes de frais, pourquoi l’utiliser ?
Depuis plusieurs années, l’intelligence artificielle est intégrée aux processus de gestion des notes de frais. Grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), elle permet d’extraire automatiquement les informations d’un reçu photographié par un salarié. Ces technologies de deep learning remplissent les champs dédiés, réduisant ainsi la charge administrative des employés. L’IA est capable d’identifier les types de dépenses courantes (restaurants, hôtels, transports) et d’exporter ces données vers les logiciels comptables. Une optimisation non négligeable du temps pour les services des ressources humaines.
L’IA pour lutter contre la fraude ?
L’utilisation de l’IA ne se limite pas à l’automatisation : elle est désormais exploitée pour détecter les fraudes. Plusieurs approches permettent d’améliorer la conformité et d’empêcher les abus sur les notes de frais :
Contrôle automatique des règles internes : l’IA peut appliquer strictement la politique de notes de frais et refuser les demandes qui ne respectent pas les critères établis.
Détection des anomalies : certains outils analysent les habitudes de dépenses des salariés et signalent automatiquement toute variation suspecte, comme une augmentation soudaine des frais ou des doublons dans les demandes de remboursement.
Vérification des justificatifs : l’IA générative permet de repérer les documents falsifiés, de détecter les informations manquantes et d’identifier les demandes en double, même lorsque les photos sont prises sous des angles différents.
Les fraudes les plus courantes autour des notes de frais :
Voici quelques pratiques frauduleuses fréquemment observées :
- Déclarer un repas professionnel alors qu’il était offert par un client.
- Gonfler les distances parcourues lors d’un déplacement professionnel.
- Demander un remboursement pour un cadeau prétendument offert à un client.
- Présenter une fausse facture d’hôtel ou un justificatif d’essence obtenu par un tiers.
- Augmenter artificiellement le taux de change pour un déplacement à l’étranger.
- Inclure les repas ou les frais de déplacement d’un conjoint dans les notes de frais.
Comment limiter la falsification des notes de frais ?
Pour diminuer les fraudes, plusieurs actions peuvent être mises en place :
- Fixer des justificatifs obligatoires pour chaque type de dépense.
- Définir des plafonds de remboursement selon les catégories de dépenses.
- Mettre en place un circuit de validation impliquant le manager, le service comptable et le responsable financier.
- Exiger un formulaire détaillé pour chaque demande de remboursement.
De plus, il est crucial de vérifier certains éléments pour s’assurer de la cohérence des dépenses :
- Date et horaire de la dépense.
- Motif et lieu de la dépense.
- Mode de paiement utilisé.
Comparer les montants des notes de frais entre collaborateurs ayant des fonctions similaires peut également aider à repérer des anomalies. Enfin, en cas de justificatif manquant, un relevé bancaire ou une attestation sur l’honneur peut être demandé pour valider la dépense.
L’intelligence artificielle représente un double enjeu pour les entreprises : elle peut être utilisée pour frauder, mais aussi pour prévenir et détecter ces fraudes. Face à une fraude de plus en plus sophistiquée, il est essentiel d’adopter des solutions innovantes pour garantir l’intégrité des dépenses professionnelles. La technologie évolue rapidement et les entreprises doivent trouver un équilibre entre contrôle et acceptation des salariés, tout en respectant le cadre légal. Si bien exploitée, l’IA pourrait bien devenir l’alliée incontournable des directions financières et des ressources humaines. D’ici à 2030, de nombreuses nouvelles fonctionnalités de l’IA devraient émerger, redéfinissant totalement le fonctionnement interne des entreprises.
